Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) USUL VE ESASLARI UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA

AYDINLATMA METNİ

EFA Bilişim Yazılım Danışmanlık Bilg. Eğit. San. Tic. Ltd. Şti. (Efa Bilişim) (Bundan sonra  EFA BİLİŞİM olarak anılacaktır.) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla;

• Bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizin,
• Ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dâhilinde;
• İşlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
• Paylaştığınız kişisel verilerin doğruluğunu ve tarafımıza bildirdiğiniz şekilde en güncel hâlini koruyarak,
• Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurt içi üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini

bildiririz.

Bu Aydınlatma Metninin amacı size kişisel verilerinizi nasıl ve hangi amaçlarla işleyeceğimizi açıklamaktır. Lütfen bu Aydınlatma Metnini dikkatli okuyunuz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİ VE TOPLANMASI

EFA BİLİŞİM doğrudan veri sahiplerinden veya dolaylı olarak 3. kişilerden veya alenileştirildiği kaynaklardan sözlü, fiziksel veya elektronik olarak kişisel veri toplamaktadır ve bu kişisel verileri işlemektedir. Toplanan ve işlenen kişisel verilerinizin hangileri olduğu ve nasıl toplandıkları ile ilgili tabloya aşağıdan ulaşabilirsiniz.

ÇALIŞANLAR/ÇALIŞAN ADAYLARI ALINAN KİŞİSEL VERİLER

TEDARİKÇİLERDEN ALINAN KİŞİSEL VERİLER

MÜŞTERİLERDEN ALINAN KİŞİSEL VERİLER

ZİYARETÇİLERDEN ALINAN KİŞİSEL VERİLER

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ?

Söz konusu verileri sizden aşağıdaki sebeplerle talep ediyoruz;

• Kanunlarda öngörülen süreçlerin yürütülmesi için Şirket tarafından kişisel verilerinizin toplanması gerekebilmektedir. Bu kişisel verilerin sağlanmaması, İş Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamındaki bazı haklardan yararlanamamanıza sebep olabilecektir.
• Şirketin ilgili mevzuat çerçevesindeki hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi amacıyla kişisel verilerinizin Şirket tarafından toplanması gerekebilmektedir. Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirememesi, bu sebeple yaptırıma maruz kalmasına sebep olabilir ve sizin hukuki yükümlülüklerinizin Şirket aracılığı ile yerine getirilmesine engel olabilir.
• Şirket ile aranızdaki sözleşmenin ifası için kişisel verilerinizin Şirket tarafından toplanması gerekebilmektedir. Burada elde ettiğimiz kişisel verilerinizin paylaşılamaması Şirket ile iş ilişkinizin sağlıklı yürütülememesine, Şirket tarafından sizin yararınıza oluşturulmuş bazı süreçlerin yerine getirilememesine veya yerine getirilmesinin sizin açınızdan zorlaşmasına sebep olabilir.
• Şirket, haklarınızı her zaman ön planda tutarak, meşru menfaatini sağlayabilmek amacıyla kişisel verilerinizi toplayabilmektedir. Şirketin kişisel verilerinizi toplamaktaki amaçları işleme amaçlarıyla aynı olduğundan bu meşru menfaatlerin neler olduğu “Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları” altında yer alan “Şirketin meşru menfaatlerinin sağlanması için özellikle” maddesinin altında açıklanmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ya uygun olarak veri sorumlusu ya da atayacağı tüzel/gerçek kişiler tarafından işlenebilmektedir;

• Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması,
• Finans ve muhasebe kayıtlarının tutulabilmesi
• Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi
• Güvenlik incelemesi ve denetim
• Ceza gerektiren suçlara dair iddia ve şikâyetlerin oluşturulması
• Bilgi güvenliği denetimlerinin yürütülebilmesi ve gizliliğin sağlanması
• Eğitim verilmesi ve organize edilmesi
• İş sağlığı ve güvenliği
• Aranan pozisyona uygun olup olmadığınızın tespiti amacıyla, uygun olmadığına karar      verildiği takdirde benzer pozisyonlarda değerlendirmek amacıyla,
• Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
• Çeşitli insan kaynakları uygulamaları amacıyla,
• Acil tıbbi müdahaleler amacıyla,
• Hastalık izinlerinin takibi ve izlenmesi veya Personel’in görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla;
• Personel’in maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
• EFA BİLİŞİM  kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
• Şirket seyahatlerinin organize edilmesi amacıyla,
• Acil durumların varlığı halinde Personel’in kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
• İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
• Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlemek amacıyla,
• Promosyonlar ve kampanyalardan faydalandırılması,
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
• e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi,
• KVKK’nda belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

Şirketin meşru menfaatlerinin sağlanması için, özellikle;

• Şirketin idaresi, işin yürütülmesi,
• Şirket politikalarının uygulanması

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her hâlde kanuni zaman aşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ 

İşlenen kişisel verileriniz zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışındaki;

• Maaş hesabı açılması amacıyla bankalarla,
• Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi amacıyla araç kiralama şirketleriyle
• Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörleriyle,
• Şirketin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketleriyle,
• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
• Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
• EFA BİLİŞİM  adına veri işleyen (IT desteği veren, trafik/müşteri memnuniyeti ölçümleme, profilleme ve segmentasyon desteği veren, satış ve pazarlama alanında sms, mailing, arşivleme başta olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi gereken konularda destek veren) firmalarla,
• EFA BİLİŞİM nın kullandığı bilişim teknolojileri gereği yurtdışında bulunan sunucular ve bu sunucu desteğini veren firmalar ile bulut bilişim kullanılan durumlarda bulut bilişim hizmetini veren firmalarla,
• İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarıyla, özel entegratör firmalarla, bağımsız denetim firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla, hukuk bürolarıyla,
• Rezervasyon/promosyon amacıyla turizm ve/veya ulaşım şirketleri ve ilgili tedarikçilerle,
• Şirket tarafından kurulan ortak veri tabanının işlerliği açısından ilgili tedarikçilerle,
• Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla,
• Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketler ile,
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla,

Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde, Şirketlerin hukuk hizmeti aldıkları avukatlar, Ortak Sağlık Güvenlik Birimi, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Türkiye İş Kurumu, Kolluk Kuvvetleri, T.C. Mahkemeleri başta olmak üzere ilgili tüm kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ 

Kişisel verileriniz, iş akdiniz devam ettiği sürece yukarıdaki amaçlar doğrultusunda saklanacaktır. Kanunen saklanması zorunlu olan kişisel verileriniz, sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca iş akdiniz sona erdikten itibaren 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır. Aday personel ile iş akdinin başlamaması durumunda kişisel verileri benzer pozisyonlarda değerlendirilmek amacıyla 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır.  Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz  EFA BİLİŞİM tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir. Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz

BAŞVURU HAKKININ İSTİSNALARI

KVK Kanununun 28. maddesi gereğince kişisel veri sahiplerinin aşağıda yer alan konularda haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır;

• kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
• kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
• kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
• kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

• KVK Kanununun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hâllerde zararın giderilmesini talep etme hariç olmak üzere, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır;
• kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, şahsen yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza kullanmak suretiyle Şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir.Detaylı bilgi için web sitemizde bulunan veri sahibi başvuru formu ve açıklamasını inceleyebilirsiniz.

İLETİŞİM BİLGİLERİ 

ADRES: Mehmet Akif, 45001. Sk. 5/A-B, 46040 Dulkadiroğlu/Kahramanmaraş

WEB SİTESİ: www.efa.com.tr

KEP ADRESİ: efabilisim@hs01.kep.tr